Как заказать грузоперевозку?

После согласования всех деталей, даты и стоимости рейса, мы бронируем для вас грузовик. Процесс бронирования транспорта, как правило, занимает 15-45 минут. Для сложных случаев бронирование может затянуться на 4-8 часов (как бывает в негабаритных перевозках). Менеджер оперативно информирует Клиента о ходе работы по телефону или в мессенджере Ватсап или Телеграм.

После того, как грузовик зафрахтован, Клиенту необходимо подтвердить свою готовность перевезти груз, внесением предоплаты за рейс. При отсутствии финансового подтверждения брони в течение 30-60 минут, бронь грузовика автоматически аннулируется.

Когда транспорт забронирован, следует документальное оформление заказа. Клиент заполняет бланк Заявки (если он не заполнил Заявку ранее), и отправляет на электронную почту. Заключение Договора и Заявки на транспортные услуги включает:

• со стороны Балтрейлер, передачу Клиенту всех необходимых данных по машине и водителю,
• со стороны Клиента, внесение в Балтрейлер предоплаты за бронь машины.

Для срочных заказов из категорий «Сегодня Заказ — Сегодня Рейс» или «Сегодня Заказ — Завтра Рейс», бронирование транспорта, оформление документов, внесение аванса происходят практически одновременно. Что вносит во взаимодействие сторон спешку и беспокойство.

Результатом оформления Заказа, являются Договор-Заявка на перевозку и Договор транспортно-экспедиторских услуг, подписанные сторонами, отсканированные и отправленные друг другу по электронной почте.

По законодательству РФ, Транспортная накладная составляется Грузоотправителем. Транспортная накладная составляется в 4 экземплярах (оригиналах) соответственно для Грузоотправителя, Грузополучателя, Экспедитора и Перевозчика. По закону, Груз, на который не оформлена Транспортная накладная, к перевозке не принимается.

Заключение договора-Заявки на перевозку подтверждается составлением и выдачей транспортной накладной по форме, указанной в приложении №4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации №272 от 15.04. 2011.

В целях учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки грузоотправитель дополнительно вправе оформить товарно-транспортную накладную по форме 1-Т утвержденную Постановлением Госкомстата России №78 от 01.04.2024 года и товарную накладную по форме ТОРГ-12 утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.04.2024 года.

Обратите внимание, что бухгалтерские, таможенные, товарные документы к товару (товарная накладная, счет-фактура, CMR и другие), не являются заменой или альтернативой транспортной накладной.

Экземпляр Транспортной накладной считается недействительным, если в ней отсутствует хотя бы одна из следующих составляющих:

1. Круглая печать организации-Грузоотправителя
2. Подпись с расшифровкой ответственного лица Грузоотправителя
3. Подпись с расшифровкой Водителя-экспедитора, который принял груз к перевозке

Подача транспорта под загрузку

Мы гарантируем, что подадим транспорт ко времени, согласованному с вами в Заявке. Задача вас как Клиента состоит в следующем:

• обеспечить беспрепятственный подъезд транспорта к месту погрузки
• заранее обеспечить готовность груза к перевозке

Погрузочные работы

Если иное не оговорено в Заявке (заказана дополнительная услуга грузчиков), погрузочные работы обеспечивает Грузоотправитель. В его обязанности входит:

• организовать оперативную погрузку без вынужденных простоев транспорта
• заранее подготовить транспортные и другие необходимые документы на груз.

Размещение груза в машине

Водитель контролирует размещение груза Грузоотправителем в машине. Закрепляет груз в кузове, согласно условий заказа, согласованных в Заявке.

Процесс транспортировки груза

Время в пути, заранее согласовывается сторонами и фиксируется в Договоре-Заявке. Пока груз в пути, менеджер заказа контролирует ход выполнения заказа и информирует Клиента о нюансах рейса. Оплата полной стоимости услуг происходит, в день погрузки груза, после окончания погрузочных работ.

Подача транспорта под разгрузку в месте назначения

Мы подадим транспорт, ко времени, предварительно согласованному в Заявке. Задача Клиента

• обеспечить беспрепятственный подъезд транспорта к месту разгрузки
• заранее обеспечить готовность склада к приемке груза, без простоев транспорта (свободные складские площади, отсутствие очередей, наличие кладовщика и разгрузочного оборудования)

Разгрузочные работы

Если иное не оговорено в Заявке, погрузочные работы по закону обеспечивает Грузополучатель.

Отметка о получении груза в транспортных документах.

Задача Клиента, подготовить к прибытию груза:

• круглую печать организации-Грузополучателя
• или оригинал доверенности на получение груза представителем Грузополучателя.

Обмен бухгалтерскими документами по перевозке

По предварительному согласованию сторон, обмен документами происходит любым из следующих способов или их сочетанием:

1. ЭДО,
2. электронная почта,
3. почта России,
4. курьерская почта,
5. нарочным в офис.

Почему успешный заказ грузоперевозки предполагает командную работу Клиента и Исполнителя?

  Зоны ответственности основных участников процесса грузоперевозки, Таблица 1 

Из Таблицы видно, что Клиент – важное действующее лицо в значительной части процессов грузоперевозки. Успех транспортировки напрямую связан с профессиональной и деловой компетентностью Клиента. Мы особенно дорожим теми Клиентами, которые стремятся к минимуму ошибок в нашей совместной работе. А при возникновении шероховатостей и ошибок, совершенствуют свои внутренние производственные процессы, чтобы исключить их повторное появление во время грузоперевозки.

Возможные причины для отказа в оказании услуг грузоперевозки

1. Несоответствие фактических качеств, характеристик, наименований перевозимого груза тому, что написано в Договоре-Заявке;
2. Несоответствие веса груза по брутто или количества и размера грузовых мест;
3. Невозможность заранее, до подачи машины, связаться по телефону с представителем грузоотправителя или грузополучателя;
4. Несоответствие способа погрузки и выгрузки данным в Заявке
5. Несоответствие адреса погрузки или выгрузки данным в Заявке
6. Изменение представителем Клиента адреса доставки без предварительного письменного и устного уведомления специалиста Балтрейлер, сопровождающего заказ
7. Отсутствие или неполное заполнение Клиентом Транспортной (Товарно-Транспортной) накладной на погрузке
8. Отсутствие подъездных путей на погрузку или выгрузку
9. Отсутствие круглой печати грузополучателя или доверенности на получение груза
10. Отказ Клиента от страхования Груза, при объявленной стоимости груза более 1 млн. рублей
11. Вынужденные простои транспорта на погрузке или выгрузке, значительно превышающие согласованное время погрузо-разгрузочных работ по Заявке.

Заключение

Как видите, мы открыты, дорожим своей репутацией, делаем работу качественно и на результат. Рабочее время в компании, по будням, 09:30 – 18:00. Для размещения заказа, писать можно до и после рабочего дня. Если мы вам сразу не ответили, обязательно ответим в рабочее время.

В выходные и праздничные дни, как правило, мы обслуживаем Заказы, которые предварительно оформлены и оплачены в рабочие дни. В праздники и выходные есть естественные ограничения для обработки свежих заказов: банки не проводят безналичные платежи, 99% транспорта уже стоит в графике на начало будущей рабочей недели. Мы нередко сталкиваемся со срочными заказами в выходные, когда Клиент питает надежду, что наш сотрудник превратится в Супермена, чтобы «спасти Мир». Все мы люди, и нам тоже нужен отдых, есть личные дела, которые нужно решать в нерабочее время. Мы рекомендуем, для повышения качества услуги грузоперевозки, проявлять предусмотрительность и бронировать транспорт за 2-4 рабочих дня до рейса.