Как заказать грузоперевозку?
Этапы и сроки выполнения транспортной услуги
Мы стремимся оказывать качественные транспортные услуги, каждый этап которых отработан на высоком профессиональном уровне. Основное внимание мы уделяем работе с теми Клиентами, которые понимают преимущества работы с участием персонального менеджера и доставки door-to-door, ценят продуманные безопасность работы и комфорт.
Предварительный расчет стоимости
Как его можно получить? Проведите краткую консультацию со специалистом офлайн или онлайн. Общение может быть в той форме, какая удобнее лично вам:
- позвоните в компанию Балтрейлер по телефонам +7 (812) 209-27-07; +7 (495) 109-27-07;
- заполните Форму-Запрос на нашем сайте;
- закажите обратный звонок специалиста с сайта https://baltrail.ru/;
- напишите на электронную почту auto@baltrail.ru;
- посетите офис компании Балтрейлер.
Точный расчет стоимости для бронирования транспорта
Что требуется для точного расчета стоимости?
Предварительный расчет стоимости (см. выше) и подробное техническое задание в письменном виде:
- заполните бриф Балтрейлер или Заявку Балтрейлер на перевозку (даты рейса, адреса, нюансы груза, оплаты и другие важные детали);
- для большей достоверности расчета, очень желательно прислать специалисту фото, чертежи, спецификации на груз;
- Точный расчет потребует от вас предоставления информации по грузу в письменном виде.
На основании вашего письма, содержащего важную информацию по предстоящему заказу, специалист Балтрейлер предоставит точную цену рейса. Время ответа специалиста, для габаритных грузов составляет 10-20 минут. Форма ответа – устно, по телефону, с дублированием информации письменно, на вашу электронную почту. Для категории крупногабаритных и тяжеловесных грузов, время ответа на запрос от 2 до 24 часов.
Заказать консультацию
Заказать консультацию прямо сейчас!
Подача машины в день обращения!
Бронирование транспорта
После согласования всех деталей, даты и стоимости рейса, мы бронируем для вас грузовик. Процесс бронирования транспорта, как правило, занимает 15-45 минут. Для сложных случаев бронирование может затянуться на 4-8 часов (как бывает в негабаритных перевозках). Менеджер оперативно информирует Клиента о ходе работы по телефону или в мессенджере Ватсап или Телеграм.
После того, как грузовик зафрахтован, Клиенту необходимо подтвердить свою готовность перевезти груз, внесением предоплаты за рейс. При отсутствии финансового подтверждения брони в течение 30-60 минут, бронь грузовика автоматически аннулируется.
Заключение Договора и Договора-Заявки
Когда транспорт забронирован, следует документальное оформление заказа. Клиент заполняет бланк Заявки (если он не заполнил Заявку ранее), и отправляет на электронную почту. Заключение Договора и Заявки на транспортные услуги включает:
- со стороны Балтрейлер, передачу Клиенту всех необходимых данных по машине и водителю,
- со стороны Клиента, внесение в Балтрейлер предоплаты за бронь машины.
Для срочных заказов из категорий «Сегодня Заказ — Сегодня Рейс» или «Сегодня Заказ — Завтра Рейс», бронирование транспорта, оформление документов, внесение аванса происходят практически одновременно. Что вносит во взаимодействие сторон спешку и беспокойство.
Результатом оформления Заказа, являются Договор-Заявка на перевозку и Договор транспортно-экспедиторских услуг, подписанные сторонами, отсканированные и отправленные друг другу по электронной почте.
Оформление транспортных документов на груз
По законодательству РФ, Транспортная накладная составляется Грузоотправителем. Транспортная накладная составляется в 4 экземплярах (оригиналах) соответственно для Грузоотправителя, Грузополучателя, Экспедитора и Перевозчика. По закону, Груз, на который не оформлена Транспортная накладная, к перевозке не принимается.
Заключение договора-Заявки на перевозку подтверждается составлением и выдачей транспортной накладной по форме, указанной в приложении №4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации №272 от 15.04. 2011.
В целях учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки грузоотправитель дополнительно вправе оформить товарно-транспортную накладную по форме 1-Т утвержденную Постановлением Госкомстата России №78 от 01.12.2024 года и товарную накладную по форме ТОРГ-12 утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.12.2024 года.
Обратите внимание, что бухгалтерские, таможенные, товарные документы к товару (товарная накладная, счет-фактура, CMR и другие), не являются заменой или альтернативой транспортной накладной.
Экземпляр Транспортной накладной считается недействительным, если в ней отсутствует хотя бы одна из следующих составляющих:
- Круглая печать организации-Грузоотправителя
- Подпись с расшифровкой ответственного лица Грузоотправителя
- Подпись с расшифровкой Водителя-экспедитора, который принял груз к перевозке
Подача транспорта под загрузку
Мы гарантируем, что подадим транспорт ко времени, согласованному с вами в Заявке. Задача вас как Клиента состоит в следующем:
- обеспечить беспрепятственный подъезд транспорта к месту погрузки
- заранее обеспечить готовность груза к перевозке
Погрузочные работы
Если иное не оговорено в Заявке (заказана дополнительная услуга грузчиков), погрузочные работы обеспечивает Грузоотправитель. В его обязанности входит:
- организовать оперативную погрузку без вынужденных простоев транспорта
- заранее подготовить транспортные и другие необходимые документы на груз.
Размещение груза в машине
Водитель контролирует размещение груза Грузоотправителем в машине. Закрепляет груз в кузове, согласно условий заказа, согласованных в Заявке.
Процесс транспортировки груза
Время в пути, заранее согласовывается сторонами и фиксируется в Договоре-Заявке. Пока груз в пути, менеджер заказа контролирует ход выполнения заказа и информирует Клиента о нюансах рейса. Оплата полной стоимости услуг происходит, в день погрузки груза, после окончания погрузочных работ.
Подача транспорта под разгрузку в месте назначения
Мы подадим транспорт, ко времени, предварительно согласованному в Заявке. Задача Клиента
- обеспечить беспрепятственный подъезд транспорта к месту разгрузки
- заранее обеспечить готовность склада к приемке груза, без простоев транспорта (свободные складские площади, отсутствие очередей, наличие кладовщика и разгрузочного оборудования)
Разгрузочные работы
Если иное не оговорено в Заявке, погрузочные работы по закону обеспечивает Грузополучатель.
Отметка о получении груза в транспортных документах.
Задача Клиента, подготовить к прибытию груза:
- круглую печать организации-Грузополучателя
- или оригинал доверенности на получение груза представителем Грузополучателя.
Обмен бухгалтерскими документами по перевозке
По предварительному согласованию сторон, обмен документами происходит любым из следующих способов или их сочетанием:
- ЭДО,
- электронная почта,
- почта России,
- курьерская почта,
- нарочным в офис.
Почему успешный заказ грузоперевозки предполагает командную работу Клиента и Исполнителя?
Этапы выполнения транспортного заказа | Участники, отвечающие за качество исполнения и результат |
||
---|---|---|---|
1 | Предварительный расчет стоимости | Клиент | Менеджер Балтрейлер |
2 | Точный расчет стоимости для бронирования транспорта | Клиент | Менеджер Балтрейлер |
3 | Бронирование транспорта | Клиент | Менеджер Балтрейлер |
4 | Заключение Договора и Заявки на транспортные услуги | Клиент | Менеджер Балтрейлер |
5 | Оформление и предоставление на погрузке транспортных документов | Клиент | |
6 | Подача транспорта под загрузку | Менеджер Балтрейлер | Водитель Балтрейлер |
7 | Погрузочные работы | Клиент | Грузчики |
8 | Размещение груза в машине | Клиент | Водитель Балтрейлер |
9 | Процесс транспортировки груза | Менеджер Балтрейлер | Водитель Балтрейлер |
10 | Подача транспорта под разгрузку в месте назначения | Менеджер Балтрейлер | Водитель Балтрейлер |
11 | Разгрузочные работы | Клиент | Грузчики |
12 | Отметка о получении груза в транспортных документах | Клиент | Водитель Балтрейлер |
13 | Обмен бухгалтерскими документами по перевозке | Клиент | Менеджер Балтрейлер |
Зоны ответственности основных участников процесса грузоперевозки, Таблица 1
Из Таблицы видно, что Клиент – важное действующее лицо в значительной части процессов грузоперевозки. Успех транспортировки напрямую связан с профессиональной и деловой компетентностью Клиента. Мы особенно дорожим теми Клиентами, которые стремятся к минимуму ошибок в нашей совместной работе. А при возникновении шероховатостей и ошибок, совершенствуют свои внутренние производственные процессы, чтобы исключить их повторное появление во время грузоперевозки.
Возможные причины для отказа в оказании услуг грузоперевозки
- Несоответствие фактических качеств, характеристик, наименований перевозимого груза тому, что написано в Договоре-Заявке;
- Несоответствие веса груза по брутто или количества и размера грузовых мест;
- Невозможность заранее, до подачи машины, связаться по телефону с представителем грузоотправителя или грузополучателя;
- Несоответствие способа погрузки и выгрузки данным в Заявке
- Несоответствие адреса погрузки или выгрузки данным в Заявке
- Изменение представителем Клиента адреса доставки без предварительного письменного и устного уведомления специалиста Балтрейлер, сопровождающего заказ
- Отсутствие или неполное заполнение Клиентом Транспортной (Товарно-Транспортной) накладной на погрузке
- Отсутствие подъездных путей на погрузку или выгрузку
- Отсутствие круглой печати грузополучателя или доверенности на получение груза
- Отказ Клиента от страхования Груза, при объявленной стоимости груза более 1 млн. рублей
- Вынужденные простои транспорта на погрузке или выгрузке, значительно превышающие согласованное время погрузо-разгрузочных работ по Заявке.
Заключение
Как видите, мы открыты, дорожим своей репутацией, делаем работу качественно и на результат. Рабочее время в компании, по будням, 09:30 – 18:00. Для размещения заказа, писать можно до и после рабочего дня. Если мы вам сразу не ответили, обязательно ответим в рабочее время.
В выходные и праздничные дни, как правило, мы обслуживаем Заказы, которые предварительно оформлены и оплачены в рабочие дни. В праздники и выходные есть естественные ограничения для обработки свежих заказов: банки не проводят безналичные платежи, 99% транспорта уже стоит в графике на начало будущей рабочей недели. Мы нередко сталкиваемся со срочными заказами в выходные, когда Клиент питает надежду, что наш сотрудник превратится в Супермена, чтобы «спасти Мир». Все мы люди, и нам тоже нужен отдых, есть личные дела, которые нужно решать в нерабочее время. Мы рекомендуем, для повышения качества услуги грузоперевозки, проявлять предусмотрительность и бронировать транспорт за 2-4 рабочих дня до рейса.