Переход на ЭТрН: пошаговая инструкция для бизнеса

• документы проще искать, проверять и передавать между участниками перевозки;
• бухгалтерии становится легче закрывать перевозки и подтверждать расходы;
• у компании появляется более прозрачный контроль за документооборотом.

При этом важно понимать: сама суть перевозки не меняется. Не меняются правила приемки груза, ответственность сторон, порядок организации доставки и базовые обязанности участников перевозки. Меняется прежде всего способ оформления и обмена перевозочными документами.

Железнодорожные перевозки

Основание для перехода: приказ Минтранса России от 01.09.2026 № 407 (действует с 01.09.2026 по 01.09.2026).

Бумажная накладная допускается в 4 случаях:

1. Перевозки в зонах с режимами ЧС, КТО, военным/чрезвычайным положением;
2. Воинские перевозки;
3. У грузоотправителя нет технической возможности из-за форс-мажора;
4. У перевозчика нет технической возможности из-за форс-мажора.

Авиаперевозки

Основание: приказ Минтранса России от 01.09.2026 № 102 (действует с 01.09.2026 по 01.09.2026).

Бумажная грузовая накладная разрешена при:

• воинских перевозках;
• перевозках в зонах ЧС/военного положения;
• отсутствии интернета;
• перевозке опасных грузов и ценностей;
• отсутствии Усиленной Электронной Подписи у отправителя.

Экспедиторские документы

Основание: приказ Минтранса России от 01.09.2026 № 115 (действует с 01.09.2026 по 01.09.2026).

Бумажные экспедиторские документы допускаются, если:

1. Услуги для государственных нужд, обороны, безопасности страны;
2. Перевозка в зонах ЧС, КТО, военного положения;
3. Нет технической возможности у клиента или экспедитора из-за форс-мажора;
4. Услуги физическому лицу для личных нужд;
5. Клиентом является иностранное юридическое или физическое лицо.

Важно

Перечень исключений – исчерпывающий. Бумажная накладная не может быть заменой ЭТрН по взаимной договорённости. Нарушение влечёт недействительность документа для первичного и налогового учёта и последующие штрафы ФНС.

Поэтому важно заранее выбрать оператора, заключить договор и проверить, насколько его техническое решение подходит под процессы вашей компании.

Шаг 3. Подготовьте электронные подписи и полномочия

Необходимо определить, кто именно будет подписывать документы от имени компании, какие полномочия этим сотрудникам нужны и каким способом они будут подтверждаться.

Важно заранее проверить не только наличие электронных подписей, но и корректность внутренних полномочий, чтобы после запуска обязательного режима документы не зависали из-за организационных ошибок.

Шаг 4. Настройте техническую инфраструктуру

ЭТрН должна быть встроена в реальный рабочий процесс компании. Чем больше перевозок, тем важнее интеграция с учетными системами.

Если документы будут оформляться вручную в отдельном интерфейсе, это может привести к двойному вводу данных, ошибкам и задержкам. Поэтому для среднего и крупного бизнеса особенно важна интеграция с 1С, ERP, TMS, WMS или другой системой, где уже ведется учет перевозок.

Шаг 5. Обучите сотрудников

Порядок работы с ЭТрН должны понимать не только руководители и бухгалтерия. В процесс также вовлечены логисты, диспетчеры, сотрудники склада, водители и специалисты, отвечающие за документооборот.

Каждый участник должен понимать:

• какой документ он оформляет;
• на каком этапе он подписывает титул;
• что делать при изменении данных;
• как действовать при техническом сбое;
• к кому обращаться при ошибке.

Шаг 6. Проверьте готовность контрагентов

До 1 сентября 2026 года стоит заранее связаться с основными клиентами, перевозчиками, экспедиторами и грузополучателями и уточнить:

• выбрали ли они оператора ЭПД;
• готовы ли они обмениваться электронными документами;
• какие форматы и сценарии работы используют;
• кто с их стороны отвечает за подписание документов;
• готовы ли они к тестовым перевозкам.

Это особенно важно для компаний, у которых много постоянных маршрутов и регулярных клиентов.

Шаг 7. Проведите тестовые перевозки

Пилотные перевозки позволяют заранее проверить весь процесс: от создания электронной накладной до ее подписания всеми участниками.

Лучше выявить проблемы заранее, чем столкнуться с ними после наступления обязательного срока.

Экспедитор участвует в оформлении ЭТрН не всегда — его роль зависит от условий договора. Если экспедитор принимает груз во владение (например, выдаёт экспедиторскую расписку), он может выступать в роли грузоотправителя. В этом случае он заполняет и подписывает Титул 1, при этом в документе проставляется отметка «Является экспедитором», а в специальном поле указываются реквизиты заказчика (клиента) и договора транспортной экспедиции. Если же экспедитор лишь организует перевозку, не принимая груз во владение, он не указывается в ЭТрН в качестве грузоотправителя. В этом случае ЭТрН оформляет фактический грузоотправитель (владелец груза), а экспедитор может выступать дополнительным получателем электронного документа.

Размер штрафов составляет:

• для граждан — от 3 000 до 5 000 рублей (повторное нарушение влечёт штраф 5 000 рублей);
• для должностных лиц — от 20 000 до 30 000 рублей (повторное нарушение влечёт штраф от 30 000 до 50 000 рублей);
• для индивидуальных предпринимателей — от 30 000 до 50 000 рублей (повторное нарушение влечёт штраф от 50 000 до 70 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
• для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей (повторно — от 100 000 до 200 000 рублей либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Важно: статья 11.14.3 КоАП РФ не предусматривает лишение права управления транспортными средствами.

2. Отсутствие перевозочного документа у водителя

Статья 12.3 КоАП РФ предусматривает предупреждение или административный штраф 500 рублей, если водитель обязан иметь при себе перевозочный документ и не может предъявить его при проверке.

При этом статья 12.3 КоАП РФ регулирует отсутствие обязательного документа, а не его бумажную или электронную форму.

3. Ответственность экспедиторов

С 1 марта 2026 года транспортно-экспедиционная деятельность допускается только при включении в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на платформе «ГосЛог».

За работу без включения в реестр предусмотрены штрафы по частям 3 и 4 статьи 11.14.3 КоАП РФ:

• для граждан — от 3 000 до 5 000 рублей (повторно — от 5 000 до 10 000 рублей);
• для юридических лиц — от 100 000 до 300 000 рублей (повторно — от 500 000 до 1 000 000 рублей).

4. Недостоверные сведения о грузе

Грузоотправитель обязан предоставить перевозчику достоверные сведения о грузе. За отсутствие особых отметок или искажение данных о свойствах груза, включая массу, габариты, состояние и степень опасности, с грузоотправителя взыскивается штраф в размере 20% провозной платы без освобождения от возмещения причинённого ущерба. Если же недостоверные сведения повлекли нарушение правил перевозки тяжеловесных и крупногабаритных грузов, грузоотправитель может быть привлечён к административной ответственности по статье 12.21.1 КоАП РФ с наложением штрафов, размер которых зависит от статуса нарушителя и тяжести последствий.

5. Налоговые риски

Ошибки в транспортной накладной могут повлечь не только административные, но и налоговые последствия.

При отсутствии транспортной накладной либо существенных ошибках в ее оформлении возрастает риск:

• непризнания транспортных расходов;
• отказа в налоговых вычетах при недостаточности подтверждающих документов;
• споров с налоговыми органами относительно реальности перевозки.

При этом налоговые органы оценивают все представленные доказательства в совокупности, поэтому последствия зависят от конкретных обстоятельств.

6. Переходный период

Министерство транспорта предложило установить нештрафуемый период до 1 марта 2027 года для адаптации бизнеса к обязательному применению электронных перевозочных документов. Эта инициатива была публично поддержана Президентом Российской Федерации 23 июня 2026 года.

Если соответствующие изменения будут окончательно приняты и вступят в силу, до 1 марта 2027 года административные штрафы за использование бумажных перевозочных документов вместо электронных применяться не будут. При этом обязанность использовать ЭТрН с 1 сентября 2026 года сохраняется.